Fitur Enterprise Langkah Indesso Membebaskan Diri dari Vendor Lock-In

Langkah Indesso Membebaskan Diri dari Vendor Lock-In

indesso-niagatama-1

Indesso termasuk salah satu produsen utama bahan-bahan makanan (food ingredients), bahan perisa (flavor ingredients), dan bahan pewangi (fragrance ingredients).

Hadir di Indonesia sejak tahun 1968, perusahaan yang berkantor pusat di Jakarta ini telah memasarkan produk-produknya ke lebih dari 35 negara. Prestasi cemerlang ditorehkan Indesso, antara lain, melalui perolehan Primaniyarta Award dari Kementrian Perdagangan RI sebagai Best Performing Exporter selama lima kali berturut-turut.

Puluhan jenis produk dan ribuan item telah diciptakan oleh Indesso. Produk-produk tersebut dikelompokkan ke dalam dua kategori besar: aroma ingredients dan food ingredients.

Aroma ingredients mencakup absolutes, aroma essences, essential oils, dan aroma chemicals. Sementara produk food ingredients terdiri dari seasonings, savory ingredients, botanical extracts, spice oleoresins & oils, cheese powder, sweetenre blend, dan fruit juice powder. Produk-produk tersebut digunakan dalam aneka jenis industri, seperti industri makanan, wangi-wangian, dan obat-obatan.

Selain memproduksi sendiri, Indesso juga menjadi distributor eksklusif untuk beberapa merek bahan untuk makanan dan wangi-wangian, seperti Firmenich (flavor & fragrance) , Nexira (stabilizer, emulsifier, dan hydrocolloids dari getah akasia atau acasia gum), PureCirce (stevia extracts), dan Christian Hansen – CHR (natural colors & coloring foodstuffs).

Beban Biaya Maintenance Renewal

Aktivitas operasional bisnis 24/7, seperti yang berjalan di Indesso, menuntut dukungan sistem yang sangat andal. Hardware (server) yang sudah memasuki usia tua praktis bisa menjadi ancaman bagi keandalan sistem tersebut. Hardware yang seharusnya sudah diganti itu dapat meningkatkan risiko terjadinya kerusakan atau kegagalan sistem, yang pada akhirnya dapat mengganggu aktivitas bisnis.

Hardware tua hanyalah salah satu isu yang ditemui Bagus D. Laksono (IT Manager, Indesso Niagatama), saat ia ditugasi melakukan pemetaan dan assessment terhadap infrastruktur teknologi informasi perusahaan pada dua tahun silam. Isu lain yang ditangkap Bagus saat itu adalah biaya pemeliharaan (maintenance) server. “Terutama server SAP (ERP. red) kami,” tandas Bagus.

Sampai tahun lalu, sistem enterprise resource planning (ERP) Indesso berjalan di server berbasis sistem operasi Unix. Menurut Bagus, selama dua atau tiga tahun terakhir ini, Indesso tidak melakukan maintenance renewal server tersebut. Akibatnya beban biaya makin besar jika renewal dilakukan saat itu juga.

“Biaya yang kami terima pada saat itu jika kami kalkulasikan lumayan besar dan sangat mahal,” ujar Bagus. Bahkan biaya pembaruan atau renewal itu bisa-bisa senilai pembelian server Unix terbaru. Sementara itu, tim TI juga menghadapi kendala keterbatasan kompetensi untuk melakukan pengoperasian dan pemeliharaan server dan sistem operasi secara mandiri.

“Jika kami tidak segera melakukan migrasi dan penggantian server, juga tidak melakukan maintenance renewal karena tingginya biaya, bisa dipastikan operasional sistem IT akan terganggu dan bisnis pun menjadi tidak dapat berjalan dengan baik,” papar Bagus.

Pasalnya, semua departemen di Indesso memiliki ketergantungan tinggi pada sistem ERP yang sudah diimplementasikan sejak tahun 2007. Gangguan pada sistem TI maupun ERP juga pasti membutuhkan biaya yang tinggi untuk memulihkannya.

Pilih Solusi yang Lebih Mudah Beradaptasi

Ketergantungan pada sistem tertentu, menurut Bagus, seolah-olah membelenggu Indesso pada dua pilihan saja: upgrade atau maintenance renewal. “Mau tak mau kami harus melakukan improvisasi dan mencari alternatif solusi yang setidaknya membuat kami merasa bisa mandiri dalam meng-handle sistem kami ke depannya,” jelas Bagus Laksono.

Migrasi ke platform yang mengakomodasi lebih banyak jenis hardware dan sistem operasi pun lalu menjadi pilihan Indesso.

Oleh karena itu, Bagus banyak berdiskusi dengan rekan-rekan sejawat maupun berdiskusi intensif dengan timnya. Ia juga tak lupa melibatkan mitra lokal SAP. “Untuk mencari tahu apakah aplikasi SAP bisa berjalan di mesin Intel x86 atau tidak. Jika memang bisa, maka pilihan kami ini bisa jadi banyak dan bervariasi baik dari hardware maupun operating system-nya dan tidak tergantung dari satu principal kembali,” Bagus menjelaskan.

Dari sisi operating system (OS), Bagus melihat ada beberapa pilihan OS yang dapat berjalan di mesin Intel x86. Namun Indesso akhirnya menjatuhkan pilihan pada Red Hat Enterprise Linux (RHEL). “Kami melihat opsi Red Hat Linux saat itu sangat mudah dan sedikit menimbulkan risiko kegagalan, karena tim kami ini sebelumnya sudah sangat familiar dan experience dengan sistem operasi CentOS dan Red Hat,” ujarnya lagi.

Lingkungan Red Hat Linux ternyata bukan hal baru bagi Indesso. Pada setahun sebelum migrasi ke RHEL, perusahaan yang pertama kali berdiri di kota Purwokerto, Jawa Tengah itu telah melakukan implementasi solusi pengelolaan dokumen dengan sistem operasi Red Hat Enterprise Server. Walhasil RHEL diharapkan akan lebih mudah diadaptasikan dengan arsitektur sistem lainnya.

Selain faktor kompetensi, Indesso memilih RHEL karena alasan lebih kompetitif, terutama karena Red Hat menganut sistem langganan atau subscription. “Model subscription itu menawarkan kemudahan pada kami dalam hal mengatur budget dan layanan support-nya, sehingga biaya dan operasional server pun bisa lebih efisien dan optimal,” lanjut Bagus.

 “Kami melihat opsi Red Hat Linux saat itu sangat mudah dan sedikit menimbulkan risiko kegagalan, karena tim kami ini sebelumnya sudah sangat familiar dan experience dengan sistem operasi CentOS dan Red Hat,” ujar Bagus Laksono (IT Manager, Indesso Niagatama).

“Kami melihat opsi Red Hat Linux sangat mudah dan sedikit menimbulkan risiko kegagalan,” ujar Bagus Laksono (IT Manager, Indesso Niagatama).

Empat Tahap Implementasi

Proses implementasi berlangsung dalam beberapa tahap. Tahap awal adalah perencanaan assessment terhadap kondisi server dan sistem operasi yang ada. “[Proses ini] melibatkan beberapa principal hardware dan OS untuk membantu dari sisi sizing hardware dan kelayakan OS untuk aplikasi SAP itu sendiri,” Bagus menjelaskan.

Setelah mengambil keputusan tentang hardware dan OS baru yang akan digunakan, Indesso segera melakukan bidding untuk pengadaan hardware dengan parameter sizing yang sudah diperoleh sebelumnya.

Tahap tersebut kemudian diikuti tahap terpenting yakni implementasi migrasi server ke platform x86, berikut sistem operasinya, serta migrasi data-data ERP ke server yang baru. “Terakhir adalah baby sitting atau monitoring pasca implementasi,” jelas Bagus.

Hemat Biaya Operasional dan Pembelian

Meski sempat dihadang tantangan berupa minimnya pengalaman migrasi dari platform Unix ke x86, proses implementasi bisa dituntaskan dalam waktu sekitar lima bulan dari target enam bulan yang direncanakan

“Kami yakin dengan perencanaan yang matang dan eksekusi yang sesuai skenario, maka proyek pasti bisa dijalankan dengan baik dan tepat waktu, karena pada tahap pre-implementasi kami telah mencoba melakukan simulasi pada environment sandbox atau staging server. PDCA (plan do check act) benar-benar kami terapkan dalam proyek ini,” ungkap Bagus.

Didukung solusi RHEL dan x86, Indesso dapat menghemat biaya operasional untuk pemeliharaan server hingga 45 persen. Sementara anggaran untuk biaya pembelian server baru dapat dihemat sebesar 65 persen.

Secara keseluruhan, menurut Bagus, Indesso dapat melakukan perbaikan di sisi organisasi secara umum maupun operasional TI. Ia mengakui timnya tidak lagi merasa was was sistem (lama) bisa down kapan saja. Pengoperasian dan pemeliharaan sistem pun dapat dilakukan secara mandiri.